Kunde
Das Stiftungsunternehmen SRH ist rund 17.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 1,3 Milliarden Euro einer der führenden Anbieter von Bildungs- und Gesundheitsdienstleistungen in Deutschland.
Ausgangssituation
Nach einem Cyberangriff blieb der SRH nur ein enges Zeitfenster von wenigen Wochen, um eine neue Softwarelösung für das digitale Rechnungseingangsmanagement in SAP einzuführen.
Lösung
Doctra implementierte OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions (VIM) für 1.400 User in nur drei Wochen. Die zentralen Erfolgsfaktoren: Eine konsequente Orientierung am Standard, die damit verbundene Prozessoptimierung und die enge Zusammenarbeit mit dem Top-Management der SRH.
Ergebnis
Die SRH profitiert mit VIM von durchgehend digitalisieren Workflows mit einem hohen Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung von monatlich über 15.000 Eingangsrechnungen direkt in SAP. Die standardisierten Prozesse sparen Zeit, senken die Fehlerquote und stärken Zukunftssicherheit sowie Updatefähigkeit.
3 Wochen
Projektdauer
Monatlich über 15.000 Rechnungen
Integration für 1.400 User
Ausgangssituation
Manchmal muss es schnell gehen. Und manchmal muss es richtig schnell gehen. So wie im Fall der SRH, die mit über 17.000 Mitarbeitenden zu den führenden Bildungs- und Gesundheitsdienstleistern in Deutschland zählt. Nach einem Cyberangriff entschied sich das gemeinnützige Stiftungsunternehmen, die bereits beschlossene Einführung einer neuen Software zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen vorzuziehen. Die gewaltige Herausforderung dabei: Das Zeitfenster betrug nur drei Wochen, denn die SRH wollte und musste zeitnah wieder Eingangsrechnungen digital in SAP buchen.
Lösung
Da die SRH seit vielen Jahren mit SAP arbeitet, fiel die Wahl auf OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions – kurz VIM. Der Vorteil von VIM: Die Lösung bietet eine viel tiefere SAP-Integration als die bisher eingesetzte Software. Allerdings sahen sich weder das bisherige Beratungshaus noch andere angefragte Dienstleister in der Lage, VIM in nur drei Wochen einzuführen. Normalerweise beanspruchen Projekte dieser Größenordnung –immerhin setzt der SRH-Konzern jährlich weit mehr als eine Milliarde Euro um – mehrere Monate. Dazu kommen entsprechend hohe Anforderungen an das Eingangsrechnungsmanagement wie z. B. mehrstufige Freigabeprozesse oder die durchgehende Sicherstellung der Compliance.
Lediglich Doctra nahm die Herausforderung in diesem sensiblen Umfeld an. Doch wie gelingt die Einführung einer solch anspruchsvollen Lösung zum digitalen Rechnungsmanagement für SAP in einer so kurzen Zeit? Der auf OpenText und SAP spezialisierte Dienstleister konnte auf eine langjährige Erfahrung im Bereich Rechnungsmanagement und auf Best-Practices aus zahlreichen Kundenprojekten zurückgreifen. Auf dieser Basisentwickelte der zertifizierte SAP- und OpenText-Partner eine speziell auf die SRH abgestimmte Strategie zur erfolgreichen Einführung von VIM. Aus Sicht des Beratungshauses war allein die Kombination aus einem mehrstufigen Vorgehen und einer strikten Orientierung an den Standards von VIM zielführend.
„Nur dank der exzellenten Zusammenarbeit mit Doctra konnte das Projekt in Rekordzeit umgesetzt werden. Doctra hat sich über den gesamten Projektverlauf durch Fachkunde und einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität ausgezeichnet.“
Andrea Gerdau - Geschäftsführerin SRH Operations GmbH
Zusammenarbeit
Von Anfang zeigte sich, dass in diesem Projekt neben Technologieberatung auch Prozessberatung von Seiten Doctra gefragt war. In einem auf Augenhöhe geführten Dialog diskutierte Consultants mit dem Top-Management der SRH die erarbeitete Strategie. Der Verzicht auf individuelle Anpassungen zugunsten des VIM-Standards bedeutete für die SRH mithin auch, die bisherigen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung in Frage zu stellen. Das SRH-Management folgte den Empfehlungen und unterstützte die VIM-Einführung von Anfang an – ein für den späteren Projekterfolg entscheidender Faktor. So berichtete Doctra direkt an den Vorstand, wodurch schnelle Entscheidungen und eine zeitnahe Einbeziehung der unterschiedlichen Stakeholder ermöglicht wurden.
Die Implementierung von VIM erfolgte dann in drei Phasen. Inder ersten Projektphase stellte Doctra sicher, dass die SRH wieder Eingangsrechnungen digital bearbeiten konnte. Dazu wurden IT-Infrastruktur, automatische Texterkennung (OCR) sowie digitale Freigabeprozesse für eine beschränkte Anzahl von Usern aufgebaut. Teilweise waren in diesem Projektstadium noch manuelle Arbeiten wie z. B. beim Scannen erforderlich, aber die SRH war im Rechnungsmanagement wieder handlungsfähig.
Ergebnis
Das ambitionierte Ziel, in nur drei Wochen OpenText VIM einzuführen, wurde erreicht und mit der Integration des Einkaufs sogar noch übertroffen. Die SRH profitiert heute von zahlreichen Mehrwerten:
- Hoher Standardisierungsgrad innerhalb des gesamten SRH-Konzerns
- Mehr Zukunftssicherheit durch verbesserte Update-Fähigkeit
- Automatisierte Verarbeitung von monatlich über 15.000 Eingangsrechnungen
- Benutzerfreundliche Lösung mit stark verbesserter SAP-Integration für über 1.400 User
- Verkürzte Bearbeitungszeit und reduzierte Fehleranfälligkeit im Rechnungsmanagement
- Direkte Integration von drei Scanclients für einen nahtlosen Dokumentenfluss
- Nachhaltige VIM-Betreuung durch Doctra als Managed Service
Ausblick
Die Kombination aus außerordentlichem Engagement sowie umfassender Expertise an der Schnittstelle von OpenText und SAP überzeugte die SRH auf ganzer Linie. Der Bildungs- und Gesundheitsdienstleister schenkt Doctra künftig auch langfristig sein Vertrauen in diesem unternehmenskritischen Bereich: Doctra wird im Rahmen von Managed Services sicherstellen, dass die SRH jederzeit mit einer performanten, aktuellen und Compliance-konformen VIM-Lösung arbeitet.
Kunde
Als gemeinnützige Stiftung mit führenden Angeboten in den Bereichen Bildung und Gesundheit begleitet die SRH Menschen auf ihren individuellen Lebenswegen. Mit 17.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und1,25 Mio. Kunden erwirtschaftet sie einen Umsatz von rund 1,3 Mrd. Euro (2022).Die 1966 gegründete SRH ist heute eines der größten Bildungs- und Gesundheitsunternehmen Deutschlands mit bundesweit rund 80 Standorten. Hauptsitz der SRH ist Heidelberg.
