Was ist OpenText Communications?
OpenText Communications (früher OpenText Customer Communications Management) umfasst die Verwaltung aller Kommunikationskanäle eines Unternehmens, von traditionellen Briefen bis hin zu digitalen Medien wie E-Mails und sozialen Medien. Ziel ist es, eine konsistente, personalisierte und relevante Kommunikation zu gewährleisten, um die Kundenzufriedenheit zu steigern und langfristige Beziehungen aufzubauen. Die Kommunikation soll hochgradig personalisiert, konsistent und sicher sein, und vor allem den Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Zudem ist die Integration mit anderen Systemen, wie SAP zur Bereitstellung notwendiger Daten und OpenText zur Speicherung der Informationen, möglich.
Zusätzlich bietet OpenText mit Lösungen wie Exstream, PowerDocs und dem bewährten StreamServe-Modul eine breite Palette an Tools, um den unterschiedlichen Anforderungen an die Kundenkommunikation gerecht zu werden. Während Exstream eine umfassende Plattform für Omnichannel-Kommunikation darstellt, ist PowerDocs besonders auf die Erstellung interaktiver, regelbasierter Dokumente in CRM-Systemen spezialisiert. StreamServe wiederum ist insbesondere in der ERP-nahen Massendokumentenverarbeitung (z. B. SAP) etabliert und bildet oft die Brücke zwischen Geschäftsanwendungen und der physisch oder digital ausgelieferten Kommunikation.
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Von Konzept bis Implementierung in kürzester Zeit
Warum sollten Sie sich für OpenText Communications entscheiden?
Personalisierte Kundenkommunikation
OpenText Communications ermöglicht es Unternehmen, auf Datenanalyse und -segmentierung zurückzugreifen, um eine personalisierte Kommunikation zu bieten, die individuelle Bedürfnisse und Präferenzen berücksichtigt. Durch die Integration verschiedener Kommunikationskanäle wie E-Mail, SMS, soziale Medien und mehr können Unternehmen eine nahtlose Interaktion gewährleisten. Dies verbessert die Erreichbarkeit und die Effizienz der Kommunikation und fördert u.a. die Kundenbindung und -zufriedenheit.
Kontinuierliche Optimierung
Ein wichtiger Aspekt von OpenText Communications ist die kontinuierliche Analyse und Optimierung der Kommunikationsstrategien. Durch das Sammeln und Auswerten von Rückmeldungen und Daten können Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse verbessern und den ROI maximieren.
Intuitive rechtssichere Bedienbarkeit
Für eine konsistente und relevante Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und mehr müssen Templates von der Fachabteilung schnell angepasst und erstellt werden können. Basierend auf dem Inhalt können automatisch dazugehörige Dokumente angehängt werden, damit ist gewährleitet, dass die Unternehmensrichtlinien, rechtliche Anforderungen und die Sicherheit sensibler Daten eingehalten werden. Um Datensicherheit und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten ist eine enge Anbindung an führende System möglich.
Performante Massenverarbeitung und Multi-Channel Kommunikation
OpenText Communications bietet Organisationen eine sichere, hoch skalierbare und effiziente Lösung zur Kommunikation. Das ausgereifte Output Management Tool, mit dem auch komplexe Anforderungen abgebildet werden können, ist dafür gebaut auch große Datenmengen effizient zu verarbeiten. Die Lösung ist Teileiner multi-Chanel CXM-Architektur mit Integration an ein DMS und vielen Funktionen zum Versand von SMS, E-Mail und anderen Formaten.
Doctra ist Ihr zertifizierter Partner von OpenText und SAP.
Von uns unterstützte OpenText Produkte im Bereich OpenText Communications
OpenText Exstream – Die zentrale Plattform für Omnichannel-Kommunikation
OpenText Exstream ist die führende Lösung im CCM-Portfolio von OpenText für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von hochpersonalisierten, kanalübergreifenden Kundenkommunikationen. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, sowohl interaktive als auch transaktionale Inhalte zentral zu gestalten – für Print, E-Mail, Web, Mobile und mehr. Dank leistungsfähiger Designwerkzeuge und Regelwerke können Fachabteilungen eigenständig Vorlagen erstellen und Inhalte zielgerichtet aufbereiten. Besonders in komplexen Kundeninteraktionen – wie z. B. im Finanzwesen, Telekommunikations- oder Energiebereich – erlaubt Exstream eine dynamische Steuerung der Kommunikation, abgestimmt auf den individuellen Kundenkontext und das jeweilige Medium.
OpenText PowerDocs – Interaktive Dokumentenerstellung im CRM-Umfeld
OpenText PowerDocs ist eine Lösung zur Erstellung interaktiver, regelbasierter Dokumente, die sich ideal in bestehende CRM-Systeme wie Salesforce oder Microsoft Dynamics integrieren lässt. Fachanwender können eigenständig Inhalte und Vorlagen anpassen, wobei die Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen und Corporate Design gewährleistet bleibt. PowerDocs wird besonders dort eingesetzt, wo es auf rechtssichere, konfigurierbare und personalisierte Kommunikation ankommt – etwa bei Verträgen, Policen oder Angeboten. Die Lösung bietet eine hohe Flexibilität für Unternehmen in regulierten Branchen wie Versicherungen, Banken oder Pharma, bei denen Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Compliance entscheidend sind.
OpenText StreamServe – Output Management aus SAP und ERP-Systemen
OpenText StreamServe, heute meist als Teil von Exstream bereitgestellt, war über viele Jahre der De-facto-Standard für Dokumentenerstellung und Output Management in Verbindung mit SAP- und ERP-Systemen. Die Lösung unterstützt die automatische Erzeugung und Verteilung großer Mengen transaktionaler Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Kontoauszüge. Durch seine tiefe Integration in SAP ist StreamServe ideal geeignet für Unternehmen, die eine leistungsfähige, automatisierte Massenverarbeitung benötigen – mit Ausgabe auf verschiedensten Kanälen (Druck, PDF, E-Mail, Archiv). StreamServe bildet die Brücke zwischen strukturierten Geschäftsdaten und kundenfreundlicher, formatierter Kommunikation.
Doctra arbeitet End-to-End
Business Consulting
Eine gute Lösung entsteht, wenn Menschen sich die Zeit nehmen, Unternehmensziele zu analysieren und mit Vorschlägen über „best practises“ abgleichen.
Wir bei Doctra kennen aus vielen Projekten verschiedenste Prozesse in Unternehmen und wissen, wie diese technisch und organisatorisch umgesetzt werden können. Durch unsere jahrelange enge Zusammenarbeit mit SAP und OpenText können wir eine reibungslose Implementierung ihrer Vorhaben planen und mit Ihnen langfristige Strategien erarbeiten.
Implementierung
Wir beraten nicht nur, wir setzen auch um, was wir empfehlen. Wir implementieren zusammen mit Ihnen Lösungen, die zu den Anforderungen in Ihrem Unternehmen passen. Wir sorgen dafür, dass die Lösungen optimal in ihre Infrastruktur mit OpenText und SAP integriert werden. Damit ein langfristiger, reibungsloser Betrieb möglich ist.
Managed Services: für einen reibungslosen Betrieb
Der Betrieb eines komplexen ECM Systems kann ein Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen stellen. Von der Bereitstellung der Infrastruktur, Wartungsarbeiten wie Updates und Upgrades, bis zu Konfigurationsänderungen. Wir bei Doctra helfen Ihnen neben der Projektarbeit auch beim Systembetrieb mit unserem Expertenwissen – wir bieten Ihnen sowohl Unterstützung im Bedarfsfall mit unserem Support Service und wir übernehmen auf Wunsch auch den ECM Systembetrieb. Durch den Doctra Managed Service erhalten Sie eine professionell betriebene ECM Infrastruktur zu klar kalkulierbaren monatlichen Kosten ohne Überraschungen.
Managed Services im DetailErklärung einzelner Funktionen
Kundenfeedback-Management
Kundenfeedback-Management bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Analyse und Reaktion auf das Feedback von Kunden, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern, Probleme zu identifizieren und Produkt- oder Serviceverbesserungen vorzunehmen. OpenText Exstream kann Kundenreaktionen auf Kommunikation auswerten und dadurch Folgeprozesse – wie individuelle Rückmeldungen oder Angebotsanpassungen – automatisiert anstoßen. In Verbindung mit CRM-Systemen und Lösungen wie PowerDocs lassen sich daraus direkt passende, personalisierte Antwortschreiben oder Angebote generieren, die wiederum gezielt über den bevorzugten Kommunikationskanal ausgeliefert werden.
Integration mit CRM-Systemen
Durch die Integration mit Customer-Relationship-Management (CRM)-Systemen können CCM-Plattformen auf Kundeninformationen zugreifen und diese nutzen, um personalisierte und relevante Kommunikation zu ermöglichen und eine umfassende Sicht auf Kundenbeziehungen zu gewährleisten. PowerDocs ist speziell für diese CRM-Integration konzipiert und erlaubt es Fachabteilungen, direkt aus Systemen wie Salesforce oder Microsoft Dynamics automatisch individuelle Vertragsunterlagen, Angebote oder Informationsschreiben zu erzeugen. Exstream sorgt dafür, dass diese Inhalte regelbasiert, formatgerecht und über den passenden Kanal ausgeliefert werden. So entsteht ein durchgängiger Kommunikationsprozess – von der Datennutzung bis zur Zustellung.
Output Management
Output Management konzentriert sich auf die Erzeugung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten in einer Organisation. Es optimiert die Dokumentenausgabe und steuert Endgeräte wie Drucker und E-Mail-Systeme, um Dokumente effizient an Kunden, Mitarbeiter oder Partner zu verteilen. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und sicherzustellen, dass Informationen zeitgerecht und am richtigen Ort verfügbar sind. Mit OpenText StreamServe – heute häufig als Teil von Exstream – lassen sich besonders ERP-nahe Prozesse, wie die Massenerzeugung von Rechnungen, Lieferscheinen oder Mahnungen aus SAP-Systemen, performant und regelkonform abbilden. Gleichzeitig ermöglicht Exstream die Verteilung dieser Dokumente über verschiedenste digitale und physische Kanäle, während die Einhaltung von Formatierungsregeln, Fristen und gesetzlichen Vorgaben sichergestellt wird.
Digitale Barrierefreiheit
Digitale Barrierefreiheit bedeutet, dass Websites, Apps und digitale Inhalte so gestaltet sind, dass sie von allen Menschen, unabhängig von körperlichen oder geistigen Einschränkungen, genutzt werden können. Dazu gehören z. B. anpassbare Schriftgrößen, kontrastreiche Farbschemata, Untertitel für Videos und eine Navigation, die auch ohne Maus bedienbar ist. Sie verbessert nicht nur die Nutzerfreundlichkeit für Menschen mit Behinderungen, sondern sorgt auch allgemein für eine klarere, verständlichere und benutzerfreundlichere Gestaltung digitaler Inhalte. Zudem ist digitale Barrierefreiheit gesetzlich vorgeschrieben und wird ab 2025 für viele Unternehmen verpflichtend.
Fragen rund um OpenText Communications
Welche Arten von Kommunikationskanälen umfasst OpenText Communications?
OpenText Communications umfasst eine Vielzahl von Kommunikationskanälen – sowohl traditionelle wie Briefe und Telefonanrufe als auch digitale Kanäle wie E-Mail, SMS, soziale Medien, Chatbots, Kundenportale und mobile Apps. Lösungen wie OpenText Exstream ermöglichen die zentrale Steuerung dieser Omnichannel-Kommunikation und stellen sicher, dass alle Inhalte konsistent und personalisiert auf dem bevorzugten Kanal des Kunden bereitgestellt werden.
Wie kann OpenText Communications dabei helfen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen?
OpenText Communications unterstützt Unternehmen dabei, Kundenkommunikation individuell, verständlich und kanalübergreifend zu gestalten. Mit Tools wie PowerDocs können Kunden z. B. automatisiert personalisierte Angebote oder Verträge direkt aus dem CRM-System erhalten. Exstream sorgt dafür, dass diese Kommunikation über den richtigen Kanal zur richtigen Zeit beim Kunden ankommt. So werden Kundenerwartungen erfüllt, Vertrauen gestärkt und langfristige Beziehungen aufgebaut.
Was genau ist OpenText Communications und warum ist es wichtig für Unternehmen?
OpenText Communications ist der strategische Ansatz zur Planung, Erstellung, Verteilung und Analyse sämtlicher Kommunikation eines Unternehmens mit seinen Kunden, Partnern oder Mitarbeitern. Technologien wie OpenText Exstream (für kanalübergreifende Kommunikation), PowerDocs (für dokumentengestützte CRM-Prozesse) und StreamServe (für ERP-nahes Output Management) ermöglichen eine ganzheitliche Steuerung dieser Kommunikation – effizient, regelkonform und kundenzentriert.
Welche Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen im Zusammenhang mit OpenText Communications beachten?
Im Rahmen von OpenText Communications müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Kommunikationen den aktuellen gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen – etwa in Bezug auf Datenschutz (z. B. DSGVO), Archivierungspflichten, rechtssichere Zustellung oder Corporate Design-Vorgaben. PowerDocs bietet hier z. B. kontrollierte Prozesse für die rechtssichere Erstellung von Verträgen, während Exstream eine zentrale Governance für Dokumenteninhalte und Ausgabekanäle unterstützt.
Welche Technologien und Tools werden typischerweise in OpenText Communications-Plattformen verwendet?
OpenText Communications-Plattformen setzen auf ein Zusammenspiel verschiedener Technologien:
- CRM-Systeme (z. B. Salesforce, Microsoft Dynamics) zur Personalisierung und Kundendatenverwaltung,
- Exstream als zentrales Werkzeug zur Gestaltung und Ausgabe kanalübergreifender Kommunikation,
- PowerDocs zur automatisierten, regelbasierten Dokumentenerstellung aus CRM-Prozessen,
- StreamServe für die nahtlose Integration in SAP/ERP und die effiziente Massendokumentenerzeugung,
- sowie Datenanalyse-, Archivierungs- und Output-Management-Systeme, um Inhalte zielgerichtet und sicher bereitzustellen.
Wie kann OpenText Communications dabei helfen, die Effizienz von Marketing- und Vertriebsprozessen zu verbessern?
OpenText Communications-Lösungen automatisieren Kommunikationsprozesse entlang der Customer Journey: Marketing- und Vertriebsmitarbeiter können mit Tools wie PowerDocs direkt aus dem CRM-System heraus personalisierte Angebote oder Vertragsunterlagen generieren. Exstream übernimmt die kanalübergreifende Ausspielung dieser Inhalte und stellt sicher, dass sie zielgerichtet, regelbasiert und in Echtzeit ausgeliefert werden – ob per E-Mail, Kundenportal oder klassisch per Post. Das spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und steigert die Conversion.
Unterstützt OpenText Communications die Anforderungen an die Barrierefreiheit?
Ja, OpenText Communications ermöglicht die Erstellung barrierefreier Kundenkommunikation, indem es Inhalte an verschiedene Bedürfnisse anpasst. Mit OpenText Exstream können z. B. Dokumente in barrierefreien Formaten generiert werden, die Screenreader unterstützen oder alternative Darstellungsoptionen bieten.
Wie können bereits existierende Dokumente in barrierefreie Inhalte transformiert werden?
Der OpenText Output Transformation Server konvertiert Dokumente in verschiedene barrierefreie Formate, darunter barrierefreie PDFs (PDF/UA). Dadurch können Inhalte so aufbereitet werden, dass sie mit assistiven Technologien wie Screenreadern problemlos lesbar sind.
Welche Rolle spielt OpenText Exstream bei der Erstellung barrierefreier Dokumente?
OpenText Exstream ermöglicht es Unternehmen, personalisierte Dokumente zu erstellen, die den Anforderungen an digitale Barrierefreiheit entsprechen. Es bietet Vorlagen, die sich an unterschiedliche Ausgabeformate anpassen, und stellt sicher, dass Inhalte für verschiedene Nutzergruppen verständlich und zugänglich sind.
Kann Doctra bei der Integration von OpenText-Lösungen zur Barrierefreiheit unterstützen?
Ja, Doctra hilft Unternehmen dabei, OpenText-Technologien optimal zu nutzen, um barrierefreie Inhalte zu erstellen. Wir analysieren bestehende Dokumente, implementieren barrierefreie Vorlagen und unterstützen die Konvertierung in standardkonforme Formate – jedoch ohne rechtliche Beratung.