Recordsmanagement
Die Kontrolle des Lebenszyklus von Dokumenten
Im deutschen Sprachraum hat der Begriff Records Management erst in den letzten Jahren Einzug gehalten. Im angelsächsischen Sprachraum ist dieser Begriff schon seit langem verankert: es geht um die Verwaltung von Daten(sätzen), d.h. wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Dafür existiert eine entsprechende ISO Norm (15489), die in Europa derzeit über den MoReq-Standard zertifiziert wird.
ECM verwendet die Funktionalität von Records Management (kurz RM), um für die Informationen bzw. Dokumente, die es verwaltet, einen einheitlichen Lebenszyklus zu definieren und zu kontrollieren. Verwaltet werden hierbei auch Objekte, die nicht in elektronischer Form vorliegen (echte physische Objekte), von denen die Speicherplatz-Informationen gehalten werden. Insofern werden auch diese Objekte der Kontrolle durch RM unterworfen.
Grundsätzlich sollen durch RM folgende Funktionen bereitgestellt werden:
- Einheitliche Aktenpläne, nach denen alle Dokumenten in eine definierte Struktur eingeordnet werden können (hier liegt der Begriff somit der im deutschen Sprachraum verwendeten Akten sehr nahe)
- Einheitliche Klassifizierung und Verschlagwortung von Dokumenten/Informationen (um einheitliche Metadaten bzw. Indizes (ggfs. auch standardisiert für bestimmte Branchen) zu erreichen, die z.B.im Rahmen von Akten und Sichten wieder verwendet werden können
- Standardisierung von Aufbewahrungsfristen (im Unternehmen) und die Kontrolle bzw. Einhaltung derselben, was auch eine ordnungsgemäße, nachvollziehbar dokumentierte Vernichtung der Dokumente/Informationen zum Ende des Lebenszyklus bedeutet
- Solange die Dokumente/Informationen der Verwaltung durch RM unterliegen, dürfen sie nicht (vor Ende des Lebenszyklus) gelöscht werden – auch nicht durch die erstellende Applikation oder den Ersteller
Mit dem umfassenden Ansatz von ECM unter Verwendung von Records Management für ihre Dokumente unterstützen Sie somit die Erfüllung der Anforderungen für die sichere Ablage und Aufbewahrung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen (Compliance).
Auch hier ist es notwendig, sich der Gesamtlösung für das Unternehmen schrittweise zu nähern. Wir unterstützen Sie gerne bei den einzelnen Schritten. Sei es die Definition Ihrer individuellen oder die Umsetzung der standardisierten Aktenpläne oder die Festlegung eines Klassifikationsmodelles für Ihr Unternehmen. Die Umsetzung bereits vorliegender Aktenpläne in ein lebendes Records Management System kann ebenfalls durch uns erfolgen (Anfrage bei Doctra zu Records Management). Das gilt auch für das Zusammenspiel mit SAP® bzw. der Verwaltung Ihrer dort archivierten Dokumente – unter dem besonderen Schutz von Records Management.